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【在家工作】五款提升工作效率工具(內附必讀WFH Tips)

由於新冠肺炎疫愈趨嚴重,很多公司均實施在家工作政策,以減少員工外出需要及傳播風險。工作環境由辦公室工作轉換到屋企,相信各位打工仔都有點難適應,尤其是在會議及安排工作進度方面,今次阿啤為各位介紹幾款可以增加在家工作效率的工具,以及提供一些Work From Home的有用貼士﹗

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1. Zoom – 開會必備

Zoom是一款專為工作會議而設的軟件,簡單易用,只要一人註冊Zoom帳戶,然後把會議網址發給其他人,大家便能一起參與會議。Zoom功能強大,可以共享螢幕,文件、及網頁等等,而且具有錄影功能。

特點﹕

  • 十人以下的會議是免費的,不過會有40 分鐘的時間限制。
  • 付費版的Zoom能支援多達100人的視像會議。
  • 可以共享螢幕、文件及網頁等。
  • 具有電子白板功能,方便紀錄。
  • 具有會議錄影功能。
  • 會議期間,參與者可以私人互發短訊。

Zoom 下載方法﹕

Zoom 官方網站:https://zoom.us/

2. Slack – 即時通訊工具

Slack是團隊內的通訊工具,基本功能免費,亦設付費訂閱版本,主打功能是團隊溝通,對應PC、Mac、手機等多種平台。使用時,每一個工作團隊都可註冊帳號,獲得專屬網址,然後管理人便可邀請成員加入。每個成員可登錄個人id,電郵等資料。

特點﹕

  • Slack提供免費版,但訊息數量有限制
  • 介面設計色彩繽紛,操作介面簡潔易懂
  • 隨時可以上傳檔案、圖像及文件等等。
  • 強大的訊息搜尋功能。
  • 可依據不同的工作項目,設定相關的頻道或群組,讓有需要的同事隨時可以翻查相關對話,又不會干擾其他人。
  • 針對個別群組對話CHANNEL可以設定電腦版及手機版的通知。

Slack 下載方法﹕

Slack 官方網站:https://slack.com/intl/en-hk/

3. Coggle – Brainstorming必備

開會少不免要Brainstorming,不過就算大家各自在家,其實都可以一起Brainstorming﹗Coggle是一款Online MindMap,讓你列出所有構思,並以分支形式衍生出新的概念,可以邀請同事一起「度橋」﹗

特點﹕

  • 提供免費版及收費版。
  • 支援Window、Mac、Android及iOS
  • 可以共同以及即時編輯
  • 可以匯出圖片及文字大綱
  • 簡單易用 

Coggle 官方網站https://coggle.it/

4. Google Drive – 共享檔案

工作時的檔案一般需要集中存放,以供同事存取,而Google Drive就正正能發揮這個效用,使用者可以把所上載檔案的瀏覽權限與團隊或指定人員分享,但阿啤要提一提各位,敏感資料及個人資料就不要隨意上載,以防外洩私隱。

特點﹕

  • 每個 Google 帳戶都提供 15 GB 的免費儲存空間
  • 相片、影片、簡報、PDF,甚至是 Microsoft Office 檔案,各種檔案類型都能安全地儲存在雲端硬碟
  • 可以自訂檔案共享對象
  • 擁有強大的檔案搜尋功能
  • Google Drive的檔案可以設為可離線檢視

Google Drive 下載方法﹕

Google Drive 官方網站https://www.google.com/drive/

 

5. Asana – 有效掌控團隊效率

有時做一個project,如果牽涉太多員工、太多大大小小的工作、兼且只靠電郵去追蹤進度的話,會好容易走漏眼。Asana就是一款項目管理工具,項目經理可以為不同Task設立項目及管理人,透過時間管理及提升工作效率,幫助團隊完成目標,而其他組員亦可以隨時發言、上載附件並跟進最新的進度,非常方便。

特點﹕

  • Asana為15人或以下的團隊開放免費計劃
  • 以Timeline的形成制訂計劃,可以設定工作截止日期及提醒時間,工作到期前系統會自動通知
  • 輕鬆追蹤每個項目的進度以及團隊的工作進度
  • 支援Google Drive文件上傳功能

Asana 官方網站https://asana.com/

 

Work From Home 提升效率貼士

在家工作比上班工作更講求要自律,阿啤為大家準備了Work From Home貼士,以提升在家工作的效率﹕

  1. 訂立每日目標,準備好每日的To-do-list,盡量要完成所有工作才下班。
  2. 上班、下班及午飯時間要保持規律,不要因為在家工作而延遲起床或延長午飯時間。
  3. 與同事保持緊密溝通,避免有孤軍作戰的感覺以及能保持工作狀態。
  4. 盡量遠離會令自己分心的東西,例如係寵物、電視、Youtube、Facebook等等。
  5. 盡可能有一個固定既工作位置。
  6. 利用科技提升自己的工作效率,例如是一時會提醒自己上下班的app,或者可以prioritize工作項目的軟件。
  7. 盡可能不要穿著睡衣睡褲工作,保持整潔工作儀容,有助提升效率。

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